“Sorry, het liep uit”… en zo wordt jouw half uur een kwartier

Iemand bereidt zich zorgvuldig voor op een gesprek met zijn leidinggevende dat ertoe doet. Na wat heen en weer plannen lukt het om een half uur in de agenda te vinden. Voldoende, zou je denken, om het gesprek met aandacht te voeren. De medewerker zit op tijd klaar. De baas komt later binnen. “Sorry, de vorige afspraak liep uit.” Van het half uur blijft nog een kwartier over. En dat kwartier… blijft een kwartier.

Dit gebeurt veel in organisaties. Zo vaak dat het bijna vanzelfsprekend is geworden. Een afspraak loopt uit en de volgende wordt ingekort. Een praktijk die stilletjes ontstaat en geaccepteerd wordt. Want er is altijd een andere afspraak die wél op tijd moet beginnen. De assistente komt zelfs nog even binnen om de leidinggevende op die volgende afspraak te wijzen. En zo krimpt jouw tijd. De ene afspraak loopt uit, de volgende begint gewoon op tijd. En degene daartussen past zich aan.

Dat is niet zomaar de oplossing, dat is een keuze in prioriteit. Er zijn tal van andere mogelijkheden. Dit gesprek kan bijvoorbeeld (ook iets) uitlopen. Of opnieuw de afspraak plannen op korte termijn, en dan met volle aandacht. Maar in de praktijk gebeurt dat zelden. De baas had kunnen zeggen: “Ik ben te laat, dus we nemen nu de tijd die nodig is, of we plannen opnieuw.” Of de (assertieve) medewerker kan zeggen: “We hadden een half uur. Hoe zorgen we dat we het gesprek goed kunnen voeren, want ik heb een paar punten die niet kunnen wachten?” Het zijn kleine zinnen. Maar ze verschuiven de dynamiek van het moment.

In plaats daarvan past iemand zich aan, meestal iemand uit het team van de leidinggevende. Mijn coachee maakte haar verhaal korter. Liet vragen liggen. Ze probeerde in dat kwartier toch de kern te raken, omdat dat is wat er nog aan tijd was. En daaraan zie je iets dat groter is dan dit ene gesprek: hoe snel ruimte ongelijk verdeeld raakt. Hoe vanzelfsprekend het wordt dat de één de tijd neemt en de ander hem inlevert. En hoe weinig er nodig is om dat patroon in stand te houden.

In mijn werk als organisatiecoach kijken we naar wat er in dit soort momenten gebeurt: hoe tijd wordt verdeeld, wat dat oproept en hoe iemand daarop (meestal automatisch) reageert. Van daaruit onderzoeken we welke keuzes er op dat moment ook mogelijk waren en wat die zouden hebben betekend voor de interactie. Zo ontstaat ruimte om een volgende keer bewuster te kiezen en in het gesprek meer bij jezelf te blijven.